从同业对账到进销项差额提醒,UB Store加速RPA在财务共享中心的应用

haixia004 阅读:434 2021-01-29 10:31:01 评论:0

  财务共享服务中心(FSSC)是企业集中式管理模式在财务管理上的最新应用,其目的在于通过一种有效的运作模式来解决大型集团公司财务职能建设中的重复投入和效率低下的弊端“财务共享服务”。

  作为一种新型的财务管理模式,财务共享服务中心已在许多跨国公司和企业中得到推广应用。

  近年,伴随国内共享服务中心建设浪潮的兴起,RPA将以种种优势在财务共享服务中心的广阔空间实现其独特价值。

  财务共享中心业务流程中应用RPA的三大特征

  设立财务共享中心,可以将不同主体、不同地点的重复性高、技术含量低、易标准化的财务业务,通过人员、技术、流程的有效整合,实现标准化和流程化,从而解决大型企业财务职能建设中重复投入和效率低下的弊端。

  财务共享中心可应用RPA的流程通常符合以下三个要求:

  1、大量、重复的业务

  包括费用报销凭证、资产折旧凭证、资金支付凭证、生产收发料凭证等的过账,这些凭证的过账往往具有数量大,重复性高的特点。

  2、能够被标准化的业务

  对于会计处理而言,无论是在IFRS(国际财务报告准则)还是每个国家的GAAP(通用会计准则)下,业务的财务记账均具有高度的标准化特点,因此会计共享也总是成为诸多企业财务共享的首要纳入共享范畴的对象。

  3、具有一定流程性的业务

  如费用报销从业务处理到财务处理之间具有典型的流程性特点,由于流程的规划,各业务的参与方能够清晰的了解在流程的相应环节应该完成怎样的业务处理。

  RPA应用于财务共享中心的优势

  对于企业而言,尽管构建财务共享服务中心优势明显,但财务业务的信息孤岛问题仍然存在。

  打通不同系统通常需要花费大量时间和成本,很多财务共享服务中心,为了应对异构系统间的数据交互,会采用RPA作为解决方案。

  由于财务共享服务中心需要处理大量的流程、数据,利用不同的系统,服务不同的对象,RPA机器人可针对财务业务内容和流程特点,以自动化代替人工执行大批量、重复机械的操作,提高处理效率和准确性,优化财务共享服务中心的流程。

  另外,由于财务共享服务中心对大量重复分散且流程标准的业务进行了良好的整合,这为RPA机器人的应用提供了先天的实施环境和运行基础。

  以往财务共享服务中心会面临以下痛点:报销费用流程漫长;单据审批占用领导大量时间;资金管理分散;内部控制滞后;财务事务工作占比过高;缺少有效的信息系统。

  RPA的实施,可在资金、总账,应付、应收,成本、资产等方面给FSSC带来全新的改变:流程加速与更新;服务和产品的输出加速;资本可集中于核心业务经营;运营效率最大化信息流优化及知识资产增加;高层管理更专注战略及分析层面。

  UB Store RPA在财务共享中心的多场景应用

  场景1:银行同业对账

  财务共享中心的银行同业对账,要求对账人员从不同银行账户及财务系统下载数据并逐一核对。银行账号多,流水数据量大,人工对账效率低、易出错,还可能导致资金风险。

  引入UB Store银行同业对账机器人后,机器人会自动登录银行网站下载电子对账单,查找银行账户的起始余额。搭载智能外部设备UiBot KeyBox一起使用,还可保障账号于信息安全。

  UB Store机器人自动下载流水明细,高效快速且不会遗漏,避免人为失误带来的风险。同业对账效率显著提升,为财务共享中心每天节约了大量的人工工时,RPA机器人的参与使整个过程准确率达到100%,节省约80%的人力成本.

  场景2:进销项差额表提醒

  在部署RPA前,进销项差额表提醒全部需由人工操作完成,需要该公司的业务人员分别在5个不同网站及表格中查找相关信息并汇总到同个Excel文件中。

  引入UB Store进销项差额表提醒机器人后,RPA机器人会定期从SAP系统下载所有部门的上月余额、本月帐载进销项税额等报表。自动远程访问开票系统,获取当月实际发票税额合计。最终将所有相关数据汇总到差额表Excel文件中,邮件发送至相关人员。

  UB Store帮助组织节省了80%的人力成本,并且将出错率降低至 0%,实现进销项差额表制作流程的无人工干预。

  场景3:发票识别验真

  在应用RPA之前,财务共享中心聘用了多名财务手动处理各地供应商的纸质发票、账单,工作量大,数据录入易出错,新手甚至还可能因不熟悉业务导致合规风险。

  通过引入UB Store发票识别验真机器人,RPA通过OCR技术自动识别多种格式的发票信息,并对发票做汇总处理自动录入系统,再将处理后的发票信息发送给指定的财务人员进行审核。

  UB Store机器人操作效率高,可将每月业务操作时间,由原来的300小时减少到7小时。发票识别率几乎100%,单笔发票查验反馈速度小于5秒。

  场景4:流水账单下载

  很多公司会在多家银行开设账户,财务人员每天都需要登录各个银行网银,下载前一日的银行流水单。人工手动登录网银,下载银行账单,极其耗时。

  除了下载,一些公司的财务部门每天还要下载、核对上千条的银行回单,之后还要将回单文件上传到服务器存储。工作量巨大,并且容易造成下载重复或者漏下载的情况。

  UB Store银行流水账单自动下载机器人,通过读取存储在UiBot KeyBox中的银行账号、密码,代替人工自动登录银行网银,自动筛选日期,下载前一日的流水账单。账号、密码等重要数据均存储于UiBot KeyBox密码管理器中,在保障信息安全的同时完成自动化操作,极大节省了工作时间与工作量。

  UB Store银行回单自动下载上传机器人,能够自动将回单另存为PDF文件,并打包为ZIP,然后通过FTP协议自动上传到服务器中。完美解决了银行回单手动下载与上传的难题,高效准确,避免出现操作遗漏或者错误的情况发生。

  通过UB Store财务RPA解决方案的应用,企业财务共享中心工作效率得以大幅提升,数据信息安全实现可控,保障了企业业务发展和管理决策中的数据需求,为企业发展提供了有效支撑。

  UB Store是目前国内最大的软件机器人SaaS服务平台,也是标杆企业都爱用的RPA+AI服务平台。对于智能财务、财税领域的RPA应用,UB Store有着专业独到的研究。致力运用机器人流程自动化(RPA)与人工智能(AI),让企业更多的财务人员享受到软件机器人、流程自动化带来的便利。



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